Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tässä selosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi, kun käytät palveluitamme tai olet vuorovaikutuksessa kanssamme. Saatamme päivittää tietosuojaselostetta toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Kaikki tietosuojaselosteeseen tehtävät muutokset julkaistaan tällä sivulla.

1. Rekisterinpitäjän yhteystieto

2. Kohderyhmä ja rekisteröidyt

Aumentas Oy tarjoaa palveluitaan ainoastaan yrityksille ja organisaatioille (B2B). Rekisteri sisältää yritysasiakkaiden, potentiaalisten yritysasiakkaiden sekä yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden ja edustajien henkilötietoja. Emme tarjoa palveluita kuluttajille emmekä tarkoituksellisesti kerää kuluttaja-asiakkaiden henkilötietoja.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraavien ennalta määriteltyjen tarkoitusten ja oikeusperusteiden mukaisesti (GDPR 6 artikla):

1. Yhteydenottopyyntöihin vastaaminen, myynti ja B2B-suoramarkkinointi

   Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (liiketoiminnan harjoittaminen, B2B-markkinointi ja palveluiden tarjoaminen organisaatioille, joita asia työtehtävien puolesta koskee).

2. Asiakassuhteen hoitaminen ja sopimusvelvoitteet

   Oikeusperuste: Sopimuksen täytäntöönpaneminen tai sopimusta edeltävien toimien toteuttaminen rekisteröidyn (tai tämän edustaman organisaation) pyynnöstä.

3. Sivuston analytiikka, käyttökokemuksen parantaminen ja markkinoinnin kohdentaminen (HubSpot-evästeet)

   Oikeusperuste: Rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus (evästebannerin kautta).

4. Asiakasprojektien toteuttaminen ja aineiston käsittely

Oikeusperuste: Sopimuksen täytäntöönpaneminen. Toteuttaessamme asiakasprojekteja käsittelemme asiakkaan toimeksiannosta ja tämän lukuun aineistoja (kuten projektitiedostoja, yhteystietoja tai asiakkaan henkilöstön valokuvia) palvelun toimittamiseksi tai tuotteen toteuttamiseksi. Näiden aineistojen osalta Aumentas Oy toimii yksinomaan tietosuojalainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä (Processor) ja asiakasyritys toimii rekisterinpitäjänä (Controller). Käsittely perustuu asiakkaan kanssa solmittuun sopimukseen. Asiakas vastaa rekisterinpitäjänä siitä, että sillä on laillinen peruste kyseisten aineistojen ja henkilötietojen luovuttamiseen Aumentas Oy:lle. Käsittelemme näitä tietoja vain sopimuksen voimassaolon ja takuuajan ajan, minkä jälkeen tiedot palautetaan tai tuhotaan sopimuksen mukaisesti.

5. Käsiteltävät henkilötietoryhmät (Tietosisältö)

Käsittelemme vain B2B-asiakassuhteen tai myynnin edistämisen kannalta tarpeellisia tietoja:

• Yhteystiedot ja ammattinimikkeet: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, edustettu yritys/organisaatio sekä työtehtävä tai titteli.
• Viestit ja vuorovaikutus: Yhteydenottolomakkeen kautta lähetetyn viestin sisältö sekä muut asiakkaan itse antamat, liikeyhteyden hoitamiseksi välttämättömät tiedot.
• Verkkosivuston käyttötiedot (evästeet): IP-osoite, selaimen tyyppi, laitetiedot, vieraillut sivut, sivustolla vietetty aika sekä käyttäjän HubSpot-profiiliin yhdistyvät tunnistetiedot (mikäli evästeet on hyväksytty).
• Projekti- ja tuotantoaineistot: Asiakkaan toimeksiannosta käsiteltävät tiedot, kuten asiakasorganisaation työntekijöiden valokuvat, ammattiprofiilit tai muut projektin toteuttamiseksi välttämättömät digitaaliset aineistot. Asiakkaan toimittama materiaali saattaa sisältää myös muuta henkilötiedoksi määriteltävää tietoa. Toimitetun materiaalin osalta Aumentas Oy toimii yksinomaan tietosuojalainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä (Processor) ja asiakasyritys toimii rekisterinpitäjänä (Controller). Käsittelemme näitä tietoja vain asiakkaan lukuun ja ohjeiden mukaisesti solmitun sopimuksen ja sen takuuajan puitteissa, minkä jälkeen tiedot palautetaan tai tuhotaan. Näiden henkilötietojen käsittelyn tarkemmat periaatteet ja rekisteröidyn oikeudet on kuvattu kunkin asiakasyrityksen omissa tietosuojaselosteissa.

6. Henkilötietojen antamisen pakollisuus

• Henkilötietojen antaminen on pääsääntöisesti vapaaehtoista. Mikäli emme saa palvelun tarjoamisen tai asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämättömiä henkilötietoja, emme välttämättä voi vastata yhteydenottoon, tehdä sopimusta tai toimittaa pyydettyä palvelua.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

• Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään verkkoveturi.fi-sivuston HubSpot-integroidun yhteydenottolomakkeen, sähköpostin tai muun liikeyhteydenpidon kautta.
• Käyttäytymistä koskevia tietoja kerätään automaattisesti HubSpot-seurantakoodin ja evästeiden avulla, mikäli käyttäjä on antanut suostumuksensa evästeiden asentamiseen.

8. Tietojen vastaanottajat ja HubSpotin kaksoisrooli

Tietoja käsitellään Aumentas Oy:n lukuun toimivien palveluntarjoajien (tietojen käsittelijöiden) järjestelmissä. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille näiden itsenäistä käyttöä varten.

Käytämme myynnin, markkinoinnin ja asiakkuuksien hallintaan HubSpot Inc. -ohjelmistoa. HubSpot toimii järjestelmässä kahdessa eri roolissa:

1. CRM-alusta ja lomakkeet: Lomakkeella lähetetyt tiedot tallentuvat suoraan HubSpotin asiakkuuden­hallinta­järjestelmään. (perustuu sopimukseen/oikeutettuun etuun).
2. Seuranta ja analytiikka: HubSpot-evästeet seuraavat käyttäjän toimintaa sivustolla (perustuu evästesuostumukseen).

Palveluntarjoajan kanssa on solmittu GDPR:n mukainen tietojenkäsittelysopimus (Data Processing Agreement, DPA).

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Käyttämämme HubSpot-ohjelmiston vuoksi tietoja voidaan siirtää, tallentaa ja käsitellä Yhdysvalloissa sijaitsevilla palvelimilla.

Tietojen siirron ensisijaisena juridisena takeena käytetään EU:n ja USA:n välistä tietosuojakehystä (EU-U.S. Data Privacy Framework), johon HubSpot Inc. on virallisesti sitoutunut (katso HubSpotin Data Privacy Framework -sertifiointi).

Mikäli tietosuojakehystä ei voida johonkin tiedonsiirtoon soveltaa, siirroissa käytetään Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCC), jotka on sisällytetty osaksi julkista HubSpotin tietojenkäsittelysopimusta (DPA). HubSpotin käyttämiin teknisiin ja organisatorisiin suojatoimiin (kuten datan salaukseen) voi tutustua tarkemmin HubSpot Security Program -sivustolla. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää lisätietoja tai kopio näistä tiedonsiirron suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

10. Profilointi

Käytämme HubSpot-järjestelmää automaattiseen tietojen ryhmittelyyn (profilointiin) potentiaalisten asiakkaiden kiinnostuksen kohteiden tunnistamiseksi. Tämä tarkoittaa, että järjestelmä voi seurata käyttäjän avaamia sivuja ja sähköposteja (mikäli käyttäjä on hyväksynyt evästeet ja seurannan), jotta voimme tarjota yritykselle tarkemmin kohdennettua ja relevanttia B2B-palvelua. Tämä tarkoittaa käytännössä esimerkiksi sitä, että jos käyttäjä vierailee useita kertoja tiettyä palvelua koskevalla sivulla, voimme tarjota hänelle tähän teemaan liittyvää hyödyllistä lisämateriaalia. Automaattisella profiloinnilla ei ole rekisteröidylle juridisia tai muuten merkittäviä seurauksia.

11. Tietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi:

• Potentiaaliset asiakkaat (liidit): Yhteydenottolomakkeen kautta tulleita tietoja säilytetään 24 kuukautta viimeisestä aktiivisesta yhteydenpidosta, ellei yhteys johda asiakassuhteen muodostumiseen.
• Asiakassuhteet: Sopimussuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen voimassaolon ajan ja sen päättymisen jälkeen niin kauan kuin lakisääteiset velvoitteet (kuten Suomen kirjanpitolaki, 6 vuotta tilikauden päättymisestä) tai oikeusvaateiden esittäminen sitä edellyttävät.
• Evästetiedot: HubSpot-evästeiden tallennusajat vaihtelevat evästeen tyypin mukaan (yleensä enintään 12 kuukautta). Käyttäjä voi tyhjentää evästeet selaimestaan milloin tahansa.
• Projekti- ja tuotantoaineistot (kuten valokuvat): Asiakasprojektia varten toimitettuja kuvia ja raakamateriaaleja säilytetään omissa tuotantoympäristöissämme vain projektin suorituksen ja takuuajan verran, minkä jälkeen ne poistetaan.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n mukaisesti seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
• Oikeus tietojen oikaisemiseen tai poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin sekä tähän liittyvää profilointia (kohta 10) milloin tahansa ilman erityistä perustetta
• Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista, mukaan lukien oikeutetun edun perusteella tapahtuva käsittely.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus peruuttaa annettu evästesuostumus

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).